Best of Work Hacks – Teil 1:
Produktivität und Zeitmanagement
von Marie Daut
Wie können wir unseren Büroalltag in 2020 verbessern? Wie können wir wirkungsvoller, effizienter und kreativer zusammenarbeiten? Unsere neue Blog-Serie stellt dir die Lieblings-Work Hacks von Achtzig20 vor. Work was? Work Hacks – das sind ungewöhnliche Problemlöser und Kniffe für den Arbeitsalltag.
Den Auftakt machen zwei Work Hacks, die dir dabei helfen, deine Arbeitszeit besser zu managen und deine Produktivität zu boosten. Denn unsere schnelle Welt braucht schnelle Lösungen – das ist eine der Grundannahmen bei Achtzig20. Aber Schnelligkeit ist gar nicht so einfach, vor allem im meeting- und reizüberladenen Büroalltag.
„Wie war eigentlich dein Wochenende? Und was machst du heute nach Feierabend?“ So gern wir sie auch haben, die Erkundigungen unserer KollegInnen. Ein bisschen nerven können sie schon. Zum Beispiel, wenn wir gerade an einer wichtigen Präsentation oder komplexen Aufgabe sitzen und nicht wissen, wie wir die Absprache fürs neue Projekt in einer Stunde auch noch dazwischenschieben sollen.
Produktives Arbeiten? Pustekuchen
Wusstest du, dass wir im Durchschnitt nur etwa 15 Minuten benötigen, um unsere Spitzenproduktivität zu erreichen? In einer Stunde ungestörter Arbeitszeit könnten wir also – rein theoretisch – ziemlich viel schaffen.
Schade nur, dass der nächste Anruf, die nächste Mail oder Chat-Nachricht normalerweise keine 15 Minuten auf dich wartet. Geschweige denn eine ganze Stunde. Gewöhnlich dauert es 5, 10 oder vielleicht 15 Minuten, bis wir unterbrochen werden.
Selbiges gilt für Meetings und Teamarbeit. Wären alle konzentriert bei der Sache und die Handys im Flugmodus – wieviel Meetingzeit könnten wir wohl einsparen?
Fehlerquote nach Unterbrechungen
Eine Studie der University of California Irvine zeigt: Wir brauchen im Durchschnitt 23 Minuten und 15 Sekunden, um nach einer Unterbrechung zur eigentlichen Aufgabe und dem gleichen Level an Konzentration zurückzukehren. Solche Verluste häufen sich im Laufe unseres Arbeitstags und führen dazu, dass wir unnötig viel Zeit brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen.
Und nicht nur das: Die Folge von Unterbrechungen ist eine höhere Fehlerquote in unserem Arbeitsergebnis. Eine Studie der Michigan State University belegt, dass sich bei einer 2,8-sekündigen Unterbrechung unsere Fehlerquote verdoppelt. Bei 4,4 Sekunden Unterbrechung verdreifacht sie sich.
Wie können wir dagegenwirken? Wir stellen dir zwei Work Hacks vor, die deine Produktivität und die deines Teams boosten:
Work Hack #1: Fokuszeit als Produktivitätsbooster
Ein Blick aufs Handy gefällig? Verboten. Setze dir selbst feste Fokuszeiten. Das sind Zeiträume, in denen du keine Ablenkung von deiner Aufgabe zulässt. Das heißt konkret: Notifications und Anrufe auf stumm schalten – besser noch, in den Flugmodus.
Ganz wichtig: Deine KollegInnen sollten wissen, dass sie dich jetzt nicht unterbrechen sollten. Noch besser: Ihr vereinbart im Team eine tägliche Fokuszeit. Denn sind wir mal ehrlich. Die meisten Mails oder Nachrichten können locker eine Stunde warten.
Work Hack #2: Time Boxing fürs optimierte Zeitmanagement
Unser zweiter Hack wird von High Performern wie Elon Musk oder Bill Gates angewandt. Time Boxing ist außerdem ein Schlüsselelement bei der Arbeit mit Scrum. Du kannst das Work Hack sowohl in Allein- als auch in Teamarbeit oder Meetings anwenden.
Die Idee: Jede Aufgabe bekommt einen festen Zeitblock. In diesem Fenster musst du die Aufgabe erledigt haben. Ganz nach dem Motto “Better done than perfect”. Der Zeitdruck hilft dabei, sich nicht im Detail zu verlieren und zum Schluss zu kommen. Außerdem hilft Time Boxing gegen’s Prokrasitinieren (Aufschieberitis).
Wie geht Time Boxing genau? Du teilst deine gesamte To Do-Liste (bzw. dein Meeting) in Time Boxes ein. Das bedeutet auch, dass du dir vorher gut überlegst, in welche Teilaufgaben sich deine Tasks aufgliedern lassen. Außerdem musst du möglichst realistisch schätzen, wie viel Zeit du zur Erledigung der jeweiligen Teilaufgabe benötigst. Für den Anfang solltest du nicht zu ambitioniert schätzen und genügend Pausen einplanen – sonst frustriert dich dein erster Versuch.
Damit die Methode funktioniert, musst du unbedingt streng mit dir sein. Außerdem macht es Sinn, beim Time Boxen bestimmte Aufgaben zu bündeln. Das heißt konkret: Teilaufgaben der gleichen Kategorie erledigst du nacheinander. Das geht viel schneller, als thematische Sprünge hinlegen zu müssen.
Time Boxing in Meetings
Wie läuft Time Boxing im Meeting ab? Jede(r) Teilnehmende hat durch seine Time Box eine feste Redezeit, die sie oder er nicht überschreiten darf. Die Zeit läuft für alle sichtbar ab, zum Beispiel per Beamer über einen Timer am Laptop oder aber mit einer haptischen Stoppuhr.
Dadurch werden Redezeiten im Meeting gleichmäßig verteilt, das Team bespricht sich effizienter und kann Raum für kreative Phasen einplanen. Statt die letzten Agendapunkte aus Zeitmangel durchzuprügeln oder zu vertagen, bekommt jedes Thema und jede(r) RednerIn die Zeit, die ihr oder ihm zusteht.
Genug gelesen, ausprobieren! Fokuszeiten und Time Boxing kannst du ohne Aufwand in deinen Alltag integrieren. Weiter geht’s im nächsten Blogbeitrag mit Work Hacks, die den (Denk-)Raum für kreative Ideen und Innovation eröffnen.