Best of Work Hacks – Teil 3: Office-Retrospektive
von Kathrin Menz
Wie können wir wirkungsvoller, effizienter und kreativer zusammenarbeiten? In unserer Blog-Serie stellen wir dir die Lieblings-Work Hacks von Achtzig20 vor. Work was? Work Hacks – das sind ungewöhnliche Problemlöser und Kniffe für den Arbeitsalltag.
Agile Organisationen stehen für ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit. Sie ermöglichen agilen Teams eine bessere interne Vernetzung und höhere Flexibilität. Nichtsdestotrotz kann es durchaus auch zu Irrungen und Wirrungen in der Zusammenarbeit kommen. Damit das nicht die überhandnimmt, sondern frühzeitig dagegen vorgegangen werden kann, nutzen agile Teams die Methode der Retrospektive.
In unserem Blogbeitrag erklären wir euch, wie erfolgreiche Teams mit der Retrospektive arbeiten, wie sie angewendet wird, und welche Regeln bei der Durchführung gelten. So könnt ihr als Team in einem guten Gespräch über das WIE eures Arbeitens bleiben und noch besser werden.
Work Hack #5: Optimize your team work
Was wird ermöglicht?
Die Retrospektive kommt aus dem Scrum, einem Vorgehensmodell für agiles Projektmanagement. Beim Srum arbeitet man in Zyklen, reflektiert regelmäßig die Arbeit und die Zusammenarbeit, mit dem Ziel durch bestmögliche Teamarbeit die bestmögliche Produktlösung zu entwickeln.
Die Retrospektive ist eine der wenigen funktionierenden Formate, um die Zusammenarbeit, also das WIE des Miteinanderarbeitens, zu thematisieren, Knoten aufzulösen oder gar nicht erst entstehen zu lassen. Idealerweise haltet ihr eine Retrospektive alle zwei bis vier Wochen ab. Voraussetzung für das Gelingen einer agilen Retrospektive ist ein sicherer Ort, an dem nur die an einem Projekt beteiligten Team-Mitglieder teilnehmen.
Ziel, Sinn & Zweck der Retrospektive
Die Retrospektive hilft euch als Team zu verstehen, was Erfolgsfaktoren und was mögliche Stolpersteine in eurer Zusammenarbeit sind. Euer Team gewinnt ein gemeinsames Verständnis darüber, wie die einzelnen Team-Member arbeiten und was sie benötigen, um noch effizienter zu sein und besser zu werden. Durch die Retrospektive lernt ihr Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit durch konkrete Maßnahmen aus dem Weg zu räumen und schult ein lösungsorientiertes Mindset.
Nicht selten erleben Teams, die regelmäßig Retrospektiven durchführen, eine Form wachsenden Vertrauens und eine Art Katharsis mit dem Ergebnis, dass die Zusammenarbeit besser gelingt und mehr Freude macht. Wo Freude zu Hause ist, können die besten Ideen und Lösungen entstehen.
Zur Vorgehensweise bei der Retrospektive
Die Moderation
Eine Retrospektive braucht Moderation durch eine neutrale Person. Die Rolle kann jemand aus eurer Organisation übernehmen. Die Person sollte jedoch keinen direkten Arbeitsbezug zu eurem Team haben, um so unbefangen wie möglich die Retrospektive moderieren zu können. Idealerweise hat der Moderator die Fähigkeit, eigene Meinungen, Haltungen und Sprechimpulse zurückzuhalten und alle Teilnehmer – auch die stillen Beteiligten - zu Wortmeldungen anzuregen.
Die Regeln
„Vegas“-Regel: Was in der Retrospektive passiert, bleibt in der Retrospektive. Um das gegenseitige Vertrauen nicht zu brechen, müssen sich die Teilnehmer darauf verlassen können, dass das Besprochene vertraulich behandelt wird und nicht mit der gesamten Organisation geteilt wird. Auch unmittelbare Vorgesetzte sollten den Austausch nicht stören. Es kann zu Hemmungen führen, unangenehme Dinge anzusprechen.
Wertschätzung und Respekt: Diese beiden Punkte werden in der Retrospektive dadurch zum Ausdruck gebracht, indem die Team-Member einander aussprechen lassen und Meinungen stehen gelassen werden, auch wenn sie nicht den eigenen entsprechen. Andere Positionen müssen nicht bejaht, aber dürfen respektiert werden.
Zur Vorgehensweise bei der Retrospektive
Die Moderation
Eine Retrospektive braucht Moderation durch eine neutrale Person. Die Rolle kann jemand aus eurer Organisation übernehmen.
Die Person sollte jedoch keinen direkten Arbeitsbezug zu eurem Team haben, um so unbefangen wie möglich die Retrospektive moderieren zu können. Idealerweise hat der Moderator die Fähigkeit, eigene Meinungen, Haltungen und Sprechimpulse zurückzuhalten und alle Teilnehmer – auch die stillen Beteiligten - zu Wortmeldungen anzuregen.
Zum Ablauf
Die Retrospektive hat einen klar vorgegebenen zeitlichen und inhaltlichen Rahmen, an dem ihr euch als Team orientiert. Sie läuft in sechs Schritten ab. Wendet die Methode des Time Boxings an. Dann kommt ihr in einer Stunde durch.
Check-In & Intro [10 Min.]
Findet euch in einem Workshop-Raum ein. Räumt hinderliche Tische aus dem Weg und platziert euch in einem Stuhlkreis. So kann jeder jeden sehen. Niemand sollte im Rücken eines anderen sitzen. Ihr startet mit einem kurzen Blitzlicht: „Wie bin ich gerade gedanklich da?“, „Was erwarte ich heute von der Retrospektive?“
- Rückblick & Status quo [15 Min.]
In den Rückspiegel geschaut, um die Gegenwart zu verstehen. Im Rückblick beschreibt jeder von euch kurz, wie er die Zusammenarbeit aktuell erlebt. Zunächst werft ihr einen Blick auf das, was gut läuft. Welche positiven Auswirkungen beobachtet ihr? Anschließend schaut ihr auf Hindernisse und Herausforderungen in der Zusammenarbeit. Wo gibt es derzeit Probleme und Schwierigkeiten? Wo könnte es noch besser laufen?
- Tiefblick: Einsichten gewinnen [15 Min.]
Im nächsten Schritt geht ihr den „Wurzeln eurer Probleme“ in der Zusammenarbeit auf den Grund zu gehen. Dabei geht es nicht darum, nach Schuldigen zu suchen oder einander Vorwürfe zu machen und sich in Rechtfertigungen zu verlieren.
Konzentriert euch vor allem darauf, ein kollektives Problemverständnis zu entwickeln. Es geht darum, den größten gemeinsamen Nenner für den Grund eurer aktuellen Schwierigkeiten zu finden. Das erhöht die Chance, dass alle Team-Member hinter den anschließenden Lösungen stehen und diese gemeinschaftlich tragen wollen.
- Ausblick: Maßnahmen planen [10 Min.]
Jetzt müsst ihr in Lösungen denken. Gemeinsam brainstormed ihr konkrete Schritte zur Verbesserung der Situation. Wenn ihr eine Reihe von Maßnahmen gesammelt habt, könnt ihr diese priorisieren. Welche Optimierungsvorschläge sind schnell umgesetzt und bringen euch den größtmöglichen Nutzen?
Zur Hilfe könnt ihr euch ein Koordinatensystem zeichnen: Auf der x-Achse bildet ihr die Zeit (t) ab: „Schnell umgesetzt“, auf der y-Achse den Nutzen- bzw. die Wirksamkeitserwartung: „Maßnahme bringt am ehesten das gewünschte Ergebnis“. Sortiert eure Maßnahmen ein und entscheidet, welche ihr in den nächsten Wochen angeht.
Um den Umsetzungserfolg so hoch wie möglich und den Aufwand so gering wie nötig, zu halten, einigt euch auf max. zwei bis drei Maßnahmen. Wichtig ist, dass ihr diese in der nächsten Retrospektive vorbringt und wieder besprecht, wie es euch damit ergangen ist.
- Retrospektive zur Retrospektive und Check-Out [10 Min.]
Meldet einander zurück, wie ihr die Retrospektive heute erlebt habt, und wie es euch nun geht. Jeder von euch kann hierzu einen Begriff auf einen Zettel schreiben. Zeitgleich zeigt ihr euch eure Zettel und sagt einen Satz dazu. Findet gemeinsam den für euch stimmigen Weg, wie ihr auseinandergehen wollt.
Genug der Worte. Machen! Habt Mut zum Ausprobieren. Team-Zusammenarbeit ist ein Prozess, nicht selten ein Marathon, wobei eine Ziellinie nicht existiert. Versteht es als einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der jedem von euch immer wieder die Chance gibt, sich selbst und einander besser kennenzulernen und offen für Änderungen zu bleiben. Das schult das agile Mindset.
Ihr möchtet noch mehr Work Hacks kennenlernen? Dann schaut euch doch am besten noch unsere Work Hacks zu den Themen „Time Boxing“ und „Pitch your idea“ oder „Design your office“ an.