Wieso Achtzig20 und nicht Hundert0? Projektmanagement mit Pareto 

von Frank Halmen, Marie Daut 

Immer diese Zahlen! In Zeiten von Digitalisierung und Wandel ist Schnelligkeit im ersten Schritt wichtiger als die perfekte Lösung, sagen wir bei Achtzig20. Denn konstante Verbesserung ist in den meisten Fällen besser als verspätete Perfektion. Deshalb leben wir das Pareto-Prinzip. Pareto? Prinzip? Projektmanagement? Puh. Wir erklären, wie Projektmanagement und das Pareto-Prinzip zusammenpassen und warum Kommunikation, Dokumentation und Methodik die Schlüssel zum Erfolg unserer Projekte sind.

Ein faktenbasierter Spitzname

„Wofür steht denn eigentlich 80-20*?“ – diese Frage hören wir fast jedes Mal, wenn wir auf neue Kontakte und Interessierte treffen.

Wer sich ein bisschen mit dem ominösen Zahlenspiel befasst, stößt schnell auf das Pareto-Prinzip, das weitläufig auch unter dem Namen „80-zu-20-Regel*“ bekannt ist. Diese Regel besagt, dass 80 Prozent der Leistung in nur 20 Prozent der Zeit erreicht werden – und umgekehrt.

Ist dieses Resultat erreicht, muss gemeinsam mit den KundInnen entschieden werden, an welchen Stellschrauben wir noch weiterdrehen sollen und wo sich der Aufwand lohnt.

Wir arbeiten streng nach dem 80-20-Grundsatz und sind felsenfest davon überzeugt, dass diese Strategie uns im digitalen Zeitalter zu einem entscheidenden Vorteil verhilft: Schnelligkeit.

Wir lieben Speed

Schnelligkeit führt früh zu ersten Konzepten und ermöglicht bald nach Projektstart die Abstimmung von ersten Ideen mit den KundInnen. Durch Schnelligkeit können wir bei veränderten Umweltbedingungen frühzeitig die Weichen neu stellen.

Dass dieser Ansatz einprägsam ist, zeigt unter anderem ein Spitzname für unsere Mitarbeiter: einige KundInnen nennen unsere Mitarbeitenden auch liebevoll „die Paretis“.

Das Pareto-Prinzip anschaulich dargestellt (Quelle: https://karrierebibel.de/pareto-prinzip/)

Doch mit Pareto und Schnelligkeit allein lässt sich noch kein Projekt umsetzen, keine App entwickeln und kein Prozess optimieren.

Unser Projektmanagement ist der Grundstein für vieles, das gemeinsam mit den KundInnen geschaffen und erarbeitet wird.

Und so trivial Projektmanagement auch klingen mag – denn schließlich macht ja jeder irgendeine Form von „Projektmanagement“ –, gibt es bei uns einige Faktoren, auf die wir besonderen Wert legen.

Wie diese aussehen, und warum sie genauso wichtig sind wie das „80zwanzig*“-Prinzip, erfährst du jetzt:

#1 Kommunikation: Das einfachste Mittel für den größten Erfolg

Es klingt fast zu einfach, um hier aufgeführt zu werden – und trotzdem ist Kommunikation der wichtigste und elementarste Erfolgsfaktor für gelungenes Projektmanagement. Denn bei näherer Betrachtung ist die Kommunikation vielschichtig und allgegenwärtig.

Kommunikation findet, im Projektkontext und auf einer hohen Flugebene betrachtet in zwei Kreisen statt:

Worte sagen mehr als 1000 Bilder

Intern muss das Projektmanagement dafür sorgen, dass alle Projektmitglieder stets denselben Wissenstand zu den wichtigsten Themen haben. Schließlich könnte es sein, dass ein Teammitglied bereits dasselbe Problem wie ich hatte und dafür sogar schon eine Lösung parat hat.

Oder bei der Planung der nächsten Arbeitspakete fällt auf, dass ein Kollege eine ähnliche Aufgabe bearbeiten möchte. Da hilft reden, schreiben, sich austauschen.

Synchronisierung innerhalb des Projektteams ist essenziell, um effizient und ergebnisorientiert zum Ziel zu kommen. Das erreichen wir durch regelmäßige Austauschrunden genauso wie durch sorgfältige und lückenlose Dokumentation aller Arbeitstermine- und Ergebnisse.

Extern ist besonders die richtige Ansprache, der richtige Kanal und die richtige Form der Kommunikation entscheidend. Wer sich hier in der Schublade vergreift, kann schonmal einen Tag damit verbringen, die gestiftete Verwirrung wieder in Form von vielen Anrufen und Beruhigungs-Mails zu beseitigen.

Wurde beispielsweise eine wichtige Prozessregelung geändert, müssen die betroffenen Mitarbeiter direkt angesprochen und mit klaren Informationen versorgt werden. Eine einfache Mitteilung im Intranet würde hier das Ziel verfehlen, da die Betroffenen diesen Kanal womöglich gar nicht nutzen – oder vielleicht zu spät.

Im Auge des Shitstorms

Sprachliches Feingefühl ist entscheidend, um Nachrichten, die an große Empfängerkreise adressiert sind, klar und präzise zu formulieren.

Eine einfache E-Mail an Mitarbeiter kann einen kleinen bis mittleren Shitstorm auslösen – und zwar sehr schnell. Deshalb versuchen wir unmissverständlich und logisch nachvollziehbar zu formulieren. (Fast) immer ist ein Appell zur Interaktion in Form einer Rückfrage dabei...  

Nicht von oben herab

Eine weitere Kleinigkeit mit großer Wirkung, auf die unser Team bei „EigthyTwenty*“ besonders viel Wert legt: Kommunikation auf Augenhöhe. Wer seinen KundInnen das Gefühl gibt, nicht abgeholt, informiert oder ernstgenommen zu werden, wird in der Luft zerfetzt.

Alles eine Frage der richtigen Ansprache und Kommunikationsstrategie. Das fängt damit an, dass wir uns zum Beginn eines Projekts viel Zeit für ausführliche Gespräche mit unseren KundInnen nehmen. Ein initiales Kennenlernen, eine erste Abstimmung des gemeinsamen Ziels und die Aufnahme der größten Dringlichkeiten ist das Fundament guter Projektarbeit.

In diesen Gesprächen machen wir uns ein Bild von der Situation und den Anforderungen. Hier ist wichtig, auch zwischen den Zeilen zu lesen – viele Informationen stecken im Detail und verraten einem mehr, als in der Projektbeschreibung steht.

Auch wichtig: den KundInnen klar machen, dass wir nur erfolgreich sein können, wenn sie offen und ehrlich mit uns kommunizieren und uns die richtigen Informationen liefern. Nur wenn wir verstehen, wo der Schuh drückt, können wir auch ein Produkt liefern, das optimal passt.

#2 Dokumentation: Das ungeliebte Kind der meisten Projekte

Wer kennt es nicht. Protokolle, die sowieso keiner liest. Powerpoints, an denen wochenlang gearbeitet wird, um im Termin gar nicht gezeigt zu werden. Auch wenn Dokumentation kein Thema ist, das viel Sexappeal ausstrahlt, finden wir es unglaublich wichtig, die erarbeiteten Zwischenstände, Resultate und Beschlüsse festzuhalten.

Ein eigenes kleines Lexikon

Denn Dokumentation schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Die sind wiederum nötig, um ordentlich kommunizieren zu können! Außerdem sorgt eine nachvollziehbare Dokumentation dafür, dass Inhalte auch nach Abschluss des Projekts weiter genutzt werden können und nicht verloren gehen.

Transparenz umfasst viele der kommunikationsbezogenen Aspekte und zielt vor allem darauf ab, alle Beteiligten jederzeit im Bild über den aktuellen Stand des Projekts zu halten. Deshalb dokumentieren wir einheitlich und lückenlos. So halten wir Fragen, Diskussionen und vor allem Entscheidungen nachlesbar fest.

Damit schaffen wir sowohl für uns als Dienstleistende als auch für die KundInnen eine wichtige Grundlage, die für spätere Kommunikations- oder Informationszwecke immer wieder herangezogen werden kann. Auch sind Projektentwicklungen stets nachvollziehbar und bei Bedarf nachweisbar.

#3 Methodik: Klarheit und Kreativität mit System

Unser Team von Achtzigzwanzig* hat sich durch den unkomplizierten Einsatz von Projektmanagementmethoden einen Namen gemacht. Einige Methoden sind natürlich Klassiker – oder wer hat noch nie ein Post-It geklebt?

Mehr als bunte Zettel

Und was sind unsere neueren Lieblingsansätze? Design Thinking, Lean Startup oder Business Model Canvas - denn deren Kern ist es, Klarheit zu schaffen und komplexe Problemstellungen auf ihre wesentlichen Elemente herunterzubrechen.

Wenn dieser wichtige Schritt (Klarheit schaffen) übersprungen wird, bekommen wir es meistens in späteren Projektphasen zu spüren: Ziele sind nicht klar und deutlich; das Produkt geht am Kernproblem vorbei.  

Visualisierung ist ebenfalls ein einfaches und effektives Mittel, um Klarheit zu schaffen – und sei es nur mit Wänden voller herkömmlicher Post-It‘s. Schnell können wir so Themen strukturieren, neu anordnen und umorganisieren.

Achte auf die Wortwahl

Dabei sind prägnante Formulierungen essenziell – denn oft fällt es den Teilnehmenden bereits schwer, ihr Problem in Worte zu fassen. Wie sollen es dann die anderen verstehen, geschweige denn eine ordentliche Lösung gefunden werden?

Deshalb sagen wir: Beschränke dich auf einen kleinen Zettel und Stichworte. Das ist oft schon ein erster Schritt in Richtung Klarheit.

Vorstellungsvermögen ist gefragt

Mit dem Einsatz von agilen Methoden, wie zum Beispiel Design Thinking, helfen wir den Projektteams, sich in neue Perspektiven hineinzuversetzen. So wird ein Problem zum Beispiel aus der Sicht der KundInnen betrachtet.

Das ermöglicht es uns, neue Ideen abseits des Herkömmlichen und Naheliegenden zu finden und dabei einen echten und nachhaltigen Mehrwert zu schaffen.

Fail fast, learn fast

Die Methode Lean Startup kann im nächsten Schritt genutzt werden, um die gefundene Idee schnell und unkompliziert zu testen und weiterzuentwickeln – alles ganz im Sinne des Pareto-Prinzips: Besser schnell entwickeln und kontinuierlich verbessern, als jahrelang nach der perfekten Lösung suchen.